détail d'une offre
Odia Normandie recrute un.e :
Assistant·e de direction en charge du suivi des aides financières
missions
L’ODIA Normandie, office de diffusion et d’information artistique de Normandie recrute un ou une assistant·e de direction en charge du suivi des aides financières en CDD de remplacement du 3 mars 2025 au 31 juillet 2025.
Sous la responsabilité du directeur et en lien avec l’équipe de l’office, en particulier les conseillères
artistiques, le ou la assistant·e de direction en charge du suivi des aides financières conduit les missions
suivantes :
• Gestion administrative des aides financières apportées par l’Odia Normandie
Traitement des demandes d'aide (enregistrement et validation du dépôt, instruction, suivi, contrôle et
règlement)
Préparation et suivi de la commission d'attribution des aides (invitations, supervision logistique des
séances/ tableau de suivi budgétaire…)
Établissement des conventions et courriers relatifs aux aides financières
Suivi avec la direction du budget réalisé des dossiers de demandes d’aide
Élaboration des éléments statistiques du soutien à la diffusion pour le rapport d'activité 2024
Responsabilité de l’alimentation et du suivi de la base de données pour ce qui relève des aides financières
Suivi du portail en ligne de dépôt des aides financières (formulaires, conventions, données concernant les
aides financières…)
Relation aux prestataires de la base de données
• Responsabilité du suivi statutaire de l'agence
Organisation administrative des réunions statutaires de l'agence
Gestion et suivi des invitations, présences et des comptes-rendus
Veille des échéances statutaires / déclarations administratives en lien avec l’administratrice
• Gestion de plannings
Gestion d'une partie des plannings de rendez-vous de la direction
Planification des temps communs de l'équipe
• Missions complémentaires
Soutien logistique aux pilotes des rencontres et journées professionnelles
Représentation de l'ODIA Normandie au comité de suivi du PDIE
Accueil en présentiel / Gestion du standard / Achats des fournitures bureautiques et réception, suivi
régulier des fournisseurs et suivi des locaux (site de Rouen)
Traitement du courrier
profil
Niveau BTS minimum
Maîtrise d’Excel (statistiques / suivi budgétaire), d’Outlook et connaissances de la suite office 365 (utilisation régulière de Teams)
Bonne compréhension de logiciels de base de données type Filemaker Pro
Appétence pour le domaine du spectacle vivant et/ou de la culture
Qualités organisationnelles, d’anticipation, d’autonomie et de remontées d'informations
Qualités relationnelles et de diplomatie / discrétion
Connaissance du fonctionnement d’une association
Connaissances des budgets de productions (projets culturels, tournées, audiovisuel, évènementiel…)/contrôle de gestion
informations complémentaires
Poste basé à Rouen / quelques rares déplacements en Région.
CDD de remplacement à temps plein (37h30 hebdomadaire - RTT)
Rémunération selon la convention collective Eclat(s) et l’expérience, statut cadre, échelon H., Mutuelle option 2 – tickets restaurant pris en charge à 60% par l’employeur / charte de télétravail en vigueur.
Prise de fonction souhaitée au 3 mars 2025
Fin du CDD de remplacement le 31 juillet 2025 (temps de passations inclus)
Candidature à adresser avant le 2 février 2025 exclusivement par mail, avec une lettre de motivation et un CV à ischimmel@odianormandie.fr
Entretien prévu : le 6 février 2025 au matin à Rouen – possibilité d’un deuxième tour d’entretien en fonction des profils.